Fenneke Koster Joenje

Column Fenneke Koster-Joenje: ‘Overweeg een volmacht’

Houd de machine van uw bedrijf goed geolied: overweeg een volmacht.

 

Veel ondernemers zijn zo druk met het runnen van hun bedrijf, dat zij niet altijd persoonlijk al hun zaken zelf kunnen regelen. Diverse taken moeten hierdoor al snel overgedragen worden aan verantwoordelijke medewerkers. Dit neemt niet weg dat de ondernemer zelf natuurlijk eindverantwoordelijk is en blijft voor het reilen en zeilen van het bedrijf en de bijbehorende rechtshandelingen. Een volmacht (ook wel ‘procuratie’ genoemd) kan uitkomst bieden. Een volmacht wordt verstrekt aan een vertrouwenspersoon, die bij regelmatige of langdurige afwezigheid de zaken kan waarnemen. De onderneming wordt zo niet gedupeerd door de afwezige en de zaken kunnen gewoon doordraaien.

 

U kunt als ondernemer veel problemen voorkomen door een goed geformuleerde volmacht te verstrekken aan een ander. De correcte wijze waarop dit wordt gedaan is door de volmacht schriftelijk te overhandigen en te voorzien van de datum van ondertekening. Het doel en de reikwijdte van de volmacht moeten zorgvuldig en duidelijk worden omschreven. Er moet helder uit blijken welke rechtshandelingen de gevolmachtigde zelfstandig mag verrichten (en welke niet). Daarbij kan ook een grensbedrag worden geformuleerd tot waaraan de gevolmachtigde bevoegd is de volmacht te gebruiken.

 

Voor bankrekeningen geldt dat de daarvoor gecreëerde machtigingen in principe door de banken zelf (schriftelijk) worden vastgelegd. Bij dergelijke bancaire volmachten is het van belang dat beide partijen zich voldoende legitimeren.

Voor andere handelingen dan bankieren, heeft een notariële volmacht een toegevoegde waarde. Stel dat er een bedrijfspand aangekocht moet worden en hiervoor een hypothecaire geldlening wordt aangegaan, dan vereist de wet zelfs dat de volmacht tot het laten verlijden van de hiervoor benodigde notariële hypotheekakte in notariële vorm wordt opgemaakt. De gevolmachtigde kan vervolgens bij de notaris zelfstandig de hypotheekakte ondertekenen.

 

Het is wettelijk verplicht en noodzakelijk dat de volmachtgever persoonlijk voor de notaris ‘verschijnt’ om een notariële volmacht te tekenen. De notaris moet, zoals voor een notaris gebruikelijk is, vooraf de identiteit controleren van deze persoon. Daarnaast zal de notaris nagaan of de volmachtgever volledig de strekking en gevolgen van de volmacht begrijpt. Ondermeer door deze strenge eisen die gelden voor notariële akten, heeft een notariële procuratievolmacht ook een sterkere (‘dwingende’) bewijskracht.

 

Als u overweegt een dergelijke volmacht af te geven, is het uiteraard van groot belang dat u een gemachtigde aanwijst in wie u het volste vertrouwen heeft.

 

De volmachtgever is en blijft zelf ook bevoegd na het afgeven van de volmacht. De gemachtigde kan dus aanvullend, naast de volmachtgever, optreden bij rechtshandelingen waarvoor de volmacht is afgegeven. Een eenmaal afgegeven volmacht kan overigens ook altijd (schriftelijk) herroepen worden door de volmachtgever. De afgegeven volmacht is in te schrijven in het handelsregister. Na herroeping (of opzegging door de gemachtigde) dient dus ook het handelsregister weer geïnformeerd te worden. Zo wordt twijfel over de geldigheid en actualiteit van de volmacht uitgesloten en kan onbevoegd gebruik van de volmacht worden tegengegaan.

 

Overigens kan een volmacht ook door een particulier worden gegeven, bijvoorbeeld aan een partner of kind. Een dergelijke volmacht wordt afgegeven om te voorkomen dat de andere partij buiten spel komt te staan bij onverhoopte wilsonbekwaamheid of andere verhindering. Dit wordt in het rechtsverkeer ook wel ‘levenstestament’ genoemd. Een dergelijke volmacht wordt niet bij het handelsregister maar bij het ‘Centraal Levenstestamenten Register’ geregistreerd, eveneens ten behoeve van de rechtszekerheid.

 

Fenneke Koster-Joenje, de nieuwe notaris

Gerelateerd nieuws

FlevoZine | Contact

postbus 283, 8200 AG Lelystad

email: via contactformulier

0320 - 840 310

FlevoZine | Categorie
FlevoZine | archief