Vergaderen naar succes Dave Drost

Vergaderen naar succes

Herken je dit gevoel na een vergadering: “yes, vergadering afgelopen, pfff herhaling van zetten, zonde van mijn tijd”? Als dit een keer voorkomt, dan is het niet zo erg, maar als dit geregeld voorkomt, dan zit er iets niet goed in de vergadercultuur binnen je bedrijf. Veel mensen krijgen hierdoor een hekel aan vergaderen.

De structuur van bedrijven is in de loop van de tijd veel veranderd, maar vergaderen doen we gewoon op de ouderwetse manier. Vergaderen doen we omdat dat nu eenmaal erbij hoort. Het lijkt wel of veel bedrijven zijn vergeten waarom vergaderen zinvol kan zijn.

Dat is jammer en onnodig. Bij succesvolle bedrijven worden vergaderingen juist als nuttig en leuk gezien. Het succes van de succesvolle bedrijven heeft zeker te maken met de vergadercultuur. Vergaderen is communiceren, innoveren, taken verdelen elkaar versterken en beter maken.

Je kunt aan de efficiëntie van een vergadering zien hoe succesvol het bedrijf op de lange termijn zal zijn. Verlopen vergaderingen niet efficiënt, dan zal de communicatie binnen het bedrijf niet optimaal zijn, waardoor innovatieve ideeën verloren gaan en plannen van hogere hand niet begrepen zullen worden. Kijk eens in de spiegel van uw eigen vergadercultuur. Hoe staat uw bedrijf ervoor?

Hierbij enkele tips om de vergadercultuur te verbeteren:

  • Wat is het doel van de vergadering ?
  • Kies de juiste vergadervorm: brainstormvergadering, instructievergadering, besluitvormende vergadering
  • Zorg voor een goede voorzitter. Het succes van een vergadering wordt voor een groot deel bepaald door een goede voorzitter. De voorzitter bepaald de spreektijd, discussies en leidt alles in goede banen. Hij moet er voor zorgen dat de vergadergroep doelgericht en gemotiveerd is.  Er is een groot aanbod van cursussen, iedereen moet leren vergaderen!
  • Een goede voorbereiding is het halve werk. Stel een agenda op en verstuur deze tijdig! Stel vast welke stukken meegenomen moeten worden en hoe iedereen zich moet voorbereiden. Wie moet erbij zijn? Nodig alleen deelnemers uit als dit zinvol is.
  • Zorg voor een goede notulist. De notulist noteert in kernwoorden de belangrijkste informatie en besluiten, vraagt om opheldering bij onduidelijkheden en maakt het verslag.
  • Besluitvorming: Indien tijdens een vergadering een gezamenlijk standpunt ingenomen dient te worden, zorg er dan voor dat de beslissing ook daadwerkelijk tijdens de vergadering genomen wordt. Vaak is de beslissing voor de vergadering al genomen, wat de hele vergadering op dit punt zinloos maakt.
  • Kijk eens goed naar de vergaderruimte. Uit onderzoek blijkt dat een inspirerende omgeving een zeer positieve invloed op een tevreden gevoel na een vergadering. Denk aan een rustige gezonde omgeving, goede tafel en stoelen, temperatuur, juiste verlichting, lekker bakje koffie, enzovoort.

Deelnemers dienen zich aan de volgende vergaderregels te houden:

  • Je bent op tijd aanwezig.
  • Mobiele telefoons en ipads dienen uitgeschakeld te worden.
  • Je laat anderen uitpraten en luistert goed naar anderen, maar onthoudt dat onderzoek heeft uitwezen dat die spreker niet competenter is dan zijn collega’s.
  • Je aanvaardt de rol van de voorzitter.
  • Je formuleert kort en bondig.
  • Je beperkt je tot het agendapunt wat dan aan de orde is.
  • Je doet na de vergadering wat je belooft.
  • Je accepteert genomen besluiten.

Vergader jezelf naar succes op een zinvolle en leuke manier !

Door Dave Drost: davedrostnu@gmail.com

 

Gerelateerd nieuws

FlevoZine | Contact

postbus 283, 8200 AG Lelystad

email: via contactformulier

0320 - 840 310

FlevoZine | Categorie
FlevoZine | archief